איך להתנהל ולנהל בעניין רישום פרוטוקולים

רישום פרוטוקול, הגברת השקיפות והגברת הבקרה על  מוסדות ציבור וממשלה-     מיכאל שפירא

לא פעם אנו שומעים על ישיבות סוערות בועדות איגוד השחייה, למעשה תוך כדי ישיבה, ולא ממש משנה עד כמה היא סוערת, חייב להיות אדם אחד הממונה על כתיבת הפרוטוקול. הפרוטוקול הוא למעשה הכלי העתידי ליישום המלצות הועדה או ההנהלה, כלי משפטי, ולמעשה העדות היחידה שתהיה נאמנה על בורר או שופט בכל עניין הכרוך לחילוקי הדעות בישיבה שבה נרשם הפרוטוקול.
רישום פרוטוקול הוא גם חובה משפטית באגודות, איגודים וחברות.
בשנים האחרות חלה התקדמות ניכרת בהתייחסות לרישום הפרוטוקול, יש ארגונים ויש גופים אשר נקבע ה להם גם חובת הקלטת הישיבה, תיקון מס. 80 לחוק התכנון והבניה אשר נכנס לתוקף באוקטובר 2007, מדבר על חובת הקלטה וחובת רישום פרוטוקול של כל ישיבות מוסדות התכנון והבניה בישראל, המטרה – הגברת השקיפות והגברת הבקרה על דיוני הועדות, החלטות , ובקרה על קונפליקטים הנובעים מאי הבנת הנקרא או הרצון לא להבין את הנקרא, או אז פונים לתמליל ההקלטות, והדברים בדרך כלל יתבהרו.
לא פעם אנו קוראים בעיתונות על התנהלויות משפטיות פליליות בגין זיופי פרוטוקולים, הדבר קורה כאשר בישיבה נאמר דבר אחד, ובפרוטוקול נרשם דבר אחר, אז העניין המשפטי הופך מאזרחי לפלילי, ולא פעם אנשי ציבור או חברי גופים ציבוריים חטפו כהוגן בבתי המשפט.
יותר מכך, בהיותי חבר מושב אביגדור, הובאו החלטות לאספה של המושב, החלטות בנושאי חלוקות כספים ממכירת מניות תנובה, הנהלת המושב לא לקחה כל סיכון ובנוסף לרישום הפרוטוקול בוצעה גם הקלטת קול וצילום וידאו של כל הישיבות החשובות- אח"כ לאף אחד לא היו טענות, הכל רשום,מוקלט ומצולם.
מניסיוני כחבר בעבר בארגונים כאלו ואחרים על אף יחסים טובים בין חברי הארגון , מצאתי תמיד לנכון "לשים עין" על כל נושא רישום הפרוטוקול, באין הקלטה מצאתי את הנוסחה האופטימלית  להתנהלות, ועליה אני ממליץ בכל לב לחברי הועדות השונות באיגוד השחייה .
1. לוודא שבמקום הישיבה קיימת מכונת צילום מסמכים תקינה ופעילה.
2. לוודא כמובן רישום פרוטוקול על ידי אחד הנוכחים.
3. בסיום הישיבה לקחת את דפי הפרוטוקול, לצלמם במכונת הצילום במספר העתקים השווה למספר חברי הוועדה +1 להנהלת האיגוד.
4. להחתים את כל חברי הוועדה על ההעתקים, וכמובן גם על המקור.
בישיבות הנהלת האיגוד, אני ממליץ לקבוע נוהל או תקנה אשר תחייב הקלטת הישיבות, ביצוע תמלול  והפצת התמלול יחד עם הפרוטוקול לכל חברי ההנהלה, הדבר יבטיח  כאמור שקיפות מלאה והגברת הבקרה על האיגוד בכלל, דבר שהוא מחויב כגוף ציבורי .